El campo Id. de Cliente es el principal en el fichero de cliente. Es el código único (combinación de letras y números, limitado por defecto a no admitir ciertos carácteres especiales) que identifica al cliente dentro de la base de datos. Lo encontrará en la pestaña Datos Generales de la ventana de la ficha de cliente.
Cada empresa en particular puede tener su sistema de clasificación de identificación de clientes de acuerdo a sus políticas. Si cuenta dicho sistema de clasificación, puede utilizarlo aquí, considerando que los carácteres especiales -si los usa- se deben configurar para validarse, caso contrario no se admitirán.
¿Cómo regitrar las ID de clientes si no tiene un sistema previamente definido?
En caso que usted no cuente con un sistema de clasifcación, o para efecto de implementar su base de datos de clientes, tiene que escoger uno, Milenium LA cuenta con la opción de crear un número correlativo e incremental que asignará una ID nueva e irrepetible para cada cliente que usted agregue. Lo puede configurar en la opción de Parámetros Generales.
Pero la mejor forma de clasificar la ID de sus clientes, de manera que cuenten con un número único que los identifique, es utilizando los números de documentos personales o fiscales de cada uno, ya sea persona natural o jurídica, los cuales por legislación aplicable son de la misma manera irrepetible, y evitan que confunda a un cliente con otro, o que duplique de forma involuntaria la ficha de un mismo cliente.
Los puede clasificar de la siguiente manera:
- Crear ID para clientes con categoría de Contribuyente del Impuesto (IVA):
Si el cliente está registrado como Contribuyente del IVA, lo debe registrar con su Número de Registro de Contribuyente, el cual le ha sido proporcionado al cliente por parte del Ministerio de Hacienda. Por razones fiscales, el cliente contribuyente siempre deberá prorporcionar su Número de Registro de Contribuyente para que le emita un Comprobante de Crédito Fiscal por cada transacción de venta que le efectúe. Este número puede tener entre 1 a 6 dígitos más un dígito verificador antecedido por un guión. Por lo que usted puede registrarlo de esa forma.
Los formatos de este tipo de ID entonces serán:
- 1-2
- 12-3
- 123-4
- 1234-5
- 12345-6
- 123456-7
Deberá ingresar el Número de Registro de Contribuyente como se lo proporciona su cliente, recordando que el último dígito es un verificador y debe ir antecedido por un guión. Se verá de la siguiente manera:
- Crear ID para clientes con categoría de Consumidor Final con DUI:
Todos los clientes que no estén registrados como Contribuyentes del IVA son, por lógica, consumidores finales. Si los clientes son de nacionalidad salvadoreña, contarán con su número de Documento Único de Identificación (DUI). Este número debe ser solicitado al cliente, ya que por normativa legal, solo es obligación presentarlo cuando la venta efectuada sea igual o mayor a $200.00 por comprobante de venta emitido.
El DUI tiene un formato establecido: 8 dígitos correlativos o incrementales y 1 verificador al final antecedido de un guión:
- 01234567-8
Ingrese el número como se lo proveen, asegurándose de que tenga ese mismo formato. Deberá verse de la siguente forma:
Nota Importante: Todos los clientes cuentan con el Número de Identificación Tributaria (NIT), pero por razones de conveniencia, se sugiere NO registrar con NIT la ID de los clientes nuevos, principalmente por su longitud. Es más práctico y recomendado hacerlo con el NRC si es contribuyente, o con el DUI si es consumidor final.
En el caso de que el cliente tenga otro documento de origen extranjero, puede utilizar el número del tipo de identificación que le proporcione y marcarlo como Extranjero en la opción que corresponde.