Existen muchos casos en los que los clientes hacen pagos o abonos por montos específicos o cantidades cerradas, de manera que si en la cuenta hay más de dos facturas pendientes, posiblemente el abono cancela la factura más antigüa y queda un excedente que se aplica al saldo de la factura inmediata. Para facilitar y hacer automático el proceso de aplicación de este tipo de pagos y abonos, el formulario de Pago o Abono cuenta con la opción Distribuir. Para elaborar un documento de este tipo, siga estos pasos:
Haga clic en el botón Nuevo en la ventana principal de Pagos o Recibos de Pago a Cliente. Al hacerlo, se mostrará la ventana de Detalle de Pagos.
Ingrese el número correlativo del recibo de pago o abono. Si tiene configurado los parámetros, el número se mostrará de forma automática. Puede agregarlo si aparece en blanco, o modificarlo si necesita.
Ingrese la ID del cliente de forma manual. Si no la conoce, puede utilizar el botón de búsqueda, de la siguiente manera:
Ingrese el nombre del cliente. Si solo conoce un nombre ingrese primero el símbolo % que servirá como un comodín, para que muestre todos los clientes que contengan ese nombre.
Seleccione del listado la ID del cliente que está buscando haciendo clic sobre la línea.
Haga clic en el botón Seleccionar. Cuando se haya ingresado, se rellenará automáticamente la información del cliente en el encabezado, y se cargarán los documentos pendientes de la cuenta del cliente y sus respectivos saldos en el detalle.
Revise y confirme la fecha contable y fecha del documento. Ajuste o modifique según que corresponda a la transacción.
Ingrese cualquier información adicional, observación o nota relativo al recibo de pago o abono que elaborará, si correponde.
Agregue el nombre del cobrador, si corresponde. Si el cliente ya lo tiene configurado por defecto en su ficha, el campo se llenará automáticamente, pero también lo puede seleccionar de forma manual.
Seleccione la forma de pago para el recibo que se elaborará. Recuerdo que por defecto mostrará EFECTIVO, pero puede cambiar la opción según corresponda a la transacción.
Marque la casilla de la columna de selección de documento a cancelar saldo total para que en la columna pago se inserte la cantidad de dicho saldo. Puede seleccionar uno o varios según corresponda a la transacción.
En caso de que el abono no corresponda al total del saldo del documento, ingrese manualmente la cantidad del abono en la casilla de Pago para cada documento que se requiera.
Confirme el total del pago o abono del cliente. Observe que un recibo puede aplicarse a uno o varios documentos pendientes, y en Total Pago verá reflejada la suma de los abonos aplicados por línea de cada documento.
Verifique el nuevo saldo que quedará en la cuenta del cliente después de que se guarde el recibo de pago o abono. Este corresponde al Saldo Inicial menos el Total de Pago del recibo.
Haga clic en el botón Confirmar / Archivar para guardar el recibo de pago o abono del cliente.
El recibo se guardará y se mostrará en la ventana principal de Pagos o Recibos de Pago a Cliente.
Nuevo en la ventana principal de Pagos o Recibos de Pago a Cliente. Al hacerlo, se mostrará la ventana de Detalle de Pagos.
Seleccionar. Cuando se haya ingresado, se rellenará automáticamente la información del cliente en el encabezado, y se cargarán los documentos pendientes de la cuenta del cliente y sus respectivos saldos en el detalle.
