Para clasificar correctamente cada ítem de la base de datos, según su naturaleza, forma de uso y/o finalidad, en Escrichsoft Milenium se separan en 6 categorías diferentes, las cuales se encuentran y configuran en el apartado de Clase/Ítem del fichero de productos y servicios.
Por defecto, se encuentra configurada la primera opción de la lista En Inventario. Para cambiar esta opción, haga clic en la flecha que muestra la lista desplegable (1) y a continuación seleccione la opción que necesite (2), tal como se muestra en la imagen:
Las clases en los que se pueden separar los ítems son los siguientes:
- Clase/Ítem: En Inventario
Son todos los bienes tangibles que se adquieren para comercializar o vender (materias primas, artículos o productos terminados, componentes, ingredientes, etc.), y pasan a formar parte de los activos de la empresa como inventarios de mercadería. Para este efecto, las entradas y salidas se controlan tanto fiscal como internamente con los documentos de compras y ventas respectivamente, tal como lo establecen las leyes tributarias.
Como ya se mencionó, esta clase viene asignada por defecto. Es la principal, porque la mayoría de empresas se dedican a comercializar o vender productos, de los que se tiene que controlar su existencia.
Notará que en el fichero de productos están habilitados todos los campos en la ficha, ya que este tipo de ítems puede llevar todas las opciones para poder ser utilizadas en los distintos módulos del sistema posteriormente.
- Clase/Ítem: Sin Inventario/Gasto
Tal como su nombre lo indica, en esta clase puede registrar los Gastos de la empresa como ítems, consiste en registrar los gastos corrientes de la empresa (servicios básicos, servicios de transporte, impuestos municipales, etc.), su peculiaridad consiste en que, si se tratan de bienes tangibles, estos NO forman parte del inventario de la empresa, puesto que no son para comercializar y por lo tanto no es necesario que se controlen sus existencias (ejemplo: herramientas y materiales de trabajo).
Al seleccionar la clase, en el fichero solo se muestran disponibles los campos que se pueden relacionar con el control de estos ítems, los cuales serán utilizados principalmente en los módulos de compras y pagos, y no en ventas; de manera que se ocultan los campos relacionados con ítems de inventario.
- Clase/Ítem: Descripción Solamente
Esta clase está disponible para que registre ítems que no tienen una finalidad específica, porque no corresponden a productos ni a servicios prestados por la empresa, y que únicamente se requieren para detallar o complementar una transacción; también tiene la característica no tienen precio de costo ni de venta, porque no constituyen egresos ni ingresos por el movimiento registrado.
Un ejemplo muy común de este tipo, son los servicios de garantías por desperfectos de fabricación con el que los artículos cuentan cuando se adquiere nuevos. Al no constituir un servicio de hecho, porque no hay certeza de que se vaya a prestar, no genera costos directos a la empresa al momento de otorgarla, ni ingresos extras ya que el potencial costo va implícito en la transacción de venta (a excepción de las garantías extendidas, que tienen un costo determinado adicional). De manera que para especificarla, junto con el o los artículos vendidos, puede agregar un ítem que especifique el tipo de garantía ofrecido sobre dicha venta para que se muestre impreso en el documento emitido.
Para esta clase de ítem, los campos habilitados son solo los básicos para la identificación y descripción.
- Clase/Ítem: Servicio
Se utiliza esta clasificación para registrar los diferentes servicios que la empresa presta a sus clientes y por los cuales percibe ingresos. Utilizará esta clase de ítem siempre que su giro esté relacionado a la prestación de algún servicio como actividad principal o secundaria, es decir que, aunque comercialice o venda productos, la empresa brinda servicios adicionales o extraordinarios a sus clientes de cualquier naturaleza y por los cuales emitirá una factura o comprobante de crédito fiscal para percibir ingresos directos.
Tome en cuenta que los ítems como servicios no se pueden utilizar como Gastos, ya que estos últimos están relacionados con los egresos, mientras que los Servicios constituyen una actividad ecónomica principal o secundaria de la empresa, y por lo tanto se usarán en ventas y facturación. Observe que este tipo de ítems permite que se configuren costos, si estos se han determinado como tarifa, de manera que el control interno de utilidades pueda deducir dicho monto de los ingresos.
notese que al utilizar esta Clase se habilita la Opción de Renta.
- Clase/Ítem: Labor
Se clasificarán como labor todos los ítems que constituyen productos terminados y que se fabricaron, prepararon o elaboraron en la empresa justo en el momento en el que son ordenados o despachados, a partir de la transformación o combinación de materias primas, materiales, ingredientes o componentes que previamente se registraron como ingresos de mercadería como ítems de clase inventario. En este caso, el costo de un ítem labor se constituye a partir de la suma del costo de sus componentes o materiales y otros costos agregados para su elaboración. Cuando se procede a la venta de ítems de este tipo, en el inventario se descarga la cantidad correspondiente de los materiales o componentes para cada unidad de ítem labor.
Un ejemplo común de los ítems labor son los platillos preparados en restaurantes, de los cuales se tiene noción la cuantificación de ingredientes se necesitarán y que se descontarán del inventario de materias primas en proporción a cada unidad de labor facturado. También la fabricación de artículos a partir de piezas o componentes que, una vez utilizados, no pueden desprenderse para comercializarse individualmente. Como ya se dijo, es importante tener en presente que los ítem labor no se controlan en el inventario, puesto que se fabrican, producen o preparan en el momento en que son ordenados, afectando únicamente la existencia de sus componentes.
- Clase/Ítem: Ensamble
Similar a los tipo labor, la clase de ítems ensamble son productos compuestos que se elaboran o preparan a partir de la combinación de materias primas, materiales, ingredientes o componentes que previamente se registraron como ítems de clase inventario. A diferencia de los ítems de tipo labor, los ensambles tienen control de existencias en el sistema, de manera que se descuenta de los inventarios y se trasladan las cantidades respectivas de componentes por cada unidad de ítem ensamble cuando estos son elaborados.
Aunque este tipo de ítems aplica principalmente para empresas productoras o fabricantes, que comercializan el producto terminado en lugar de sus componentes, también tienen un funcionamiento en todo tipo de empresa si y solo si, se comercializan, venden o distribuyen dos o más productos distintos combinados o empaquetados como un solo ítem, cuandos estos ingresaron al control de inventario individualmente, sea que compartan o no características similares.
Aparte de la producción, un ejemplo común de ítems ensambles son los combos o kits, que incluyen dos o más artículos destinados para el mismo fin, como los kits de belleza (pinturas, faciales, esmaltes, brochas y espejos) o las canastas navideñas (combinado de varios productos comestibles alegóricos de la época). Serán ítems ensambles, siempre y cuando se elaboren o preparen en la empresa a partir de otros productos de clase inventario, y que no se hayan adquirido en esas condiciones de mano del proveedor.