El campo Id. de Proveedor es el principal en el fichero de proveedores. Es el código único (combinación de letras y números, limitado por defecto a no admitir ciertos carácteres especiales) que identifica al cliente dentro de la base de datos. Lo encontrará en la pestaña Datos Generales de la ventana de la ficha de proveedores:
Cada empresa en particular puede tener su sistema de clasificación de identificación de proveedores de acuerdo a sus políticas. Si cuenta dicho sistema de clasificación, puede utilizarlo aquí, considerando que los carácteres especiales -si los usa- se deben configurar para validarse, caso contrario no se admitirán.
¿Cómo regitrar las ID de proveedores si no tiene un sistema previamente definido?
En caso que usted no cuente con un sistema de clasifcación, o para efecto de implementar su base de datos de proveedores, tiene que escoger uno, Escrichsoft Milenium cuenta con la opción de crear un número correlativo incremental que asignará una ID nueva e irrepetible para cada proveedor que usted agregue. Lo puede configurar en la opción de Parámetros --> Correlativos.
Pero la mejor forma de clasificar la ID de sus proveedores, de manera que cuenten con un número único que los identifique, es utilizando los números de documentos personales o fiscales de cada uno, ya sea persona natural o jurídica, los cuales por legislación aplicable son de la misma manera irrepetible, y evitan que confunda a un proveedor con otro, o que duplique de forma involuntaria la ficha de un mismo proveedor.
Los puede clasificar de la siguiente manera:
- Crear ID para proveedores utilizando el Número de Registro de Contribuyente:
El Número de Registro de Contribuyente es el identificador principal en las transaccones de compra. Este número puede tener entre 1 a 6 dígitos más un dígito verificador antecedido por un guión. No es requerido que el proveedor le muestre el documento que lo acredita como Contribuyente, pues su informacíon fiscal se encuentra impresa ya en cada documento de compras que le emite. Por lo que usted puede registrarlo de esa forma.
Los formatos de este tipo de ID entonces serán:
- 1-2
- 12-3
- 123-4
- 1234-5
- 12345-6
- 123456-7
Deberá ingresar el Número de Registro de Contribuyente como lo encuentra en el documento de compra, recordando que el último dígito es un verificador y debe ir antecedido por un guión. Se verá de la siguiente manera:
- Crear ID para proveedores utilizando el número de DUI:
En los casos contemplados por las disposiciones tributarias, se puede disponer del número de DUI en lugar del NRC del proveedor. Sin embargo, esto podría ser poco común, ya que si el proveedor es contribuyente siempre le ha de emitir un Comprobante de Crédito Fiscal por cada compra que le realice. En ese documento vendrá estampada toda la informacón fiscal que se necesita para identificarlo, para el caso será el Número de Registro de Contribuyente.
Sin embargo, si correspondiera, usted puede crear la ID de un proveedor a partir de su número de DUI. El DUI tiene un formato establecido: 8 dígitos correlativos o incrementales y 1 verificador al final antecedido de un guión:
- 01234567-8
Ingrese el número como se lo proveen, asegurándose de que tenga ese mismo formato. Deberá verse de la siguente forma:
Nota Importante: En teoría todos los proveedores, sean personas naturales o jurídicas, cuentan con el Número de Identificación Tributaria (NIT),pero por razones de conveniencia, se sugiere NO registrar con NIT la ID de los proveedores nuevos, principalmente por su longitud. Es más práctico y recomendado hacerlo con el Número de Registro de Contribuyente.
En el caso de que el proveedor tenga otro documento de origen extranjero, puede utilizar el número del tipo de identificación que le proporcione y marcarlo como Extranjero en la opción que corresponde.